sábado, 30 de julio de 2011

Concepto de Factura

La Factura
Suele definirse como "el documento o recibo entregado por el vendedor al comprador, como prueba de que éste ha adquirido una mercancía determinada o recibido un servicio a un precio dado, y que representa, por lo tanto, un derecho de cobro a favor del vendedor".

La Factura es uno de los documentos fundamentales, y en ocasiones el único, que emiten las personas naturales, comerciantes o no, y las personas jurídicas, comerciantes o no, para dejar constancia de diversos tipos de operaciones que llevan a cabo.

La Factura
Es un documento de uso frecuente en el cual se registran diversos datos que permiten identificar un negocio jurídico concreto, como por ejemplo; la venta de un bien, el pago de un canon de arrendamiento, la prestación de un servicio, la fabricación de un producto, entre otros.

Normalmente, la factura describe la naturaleza, la calidad y las condiciones de una mercancía o de un servicio; el precio y los eventuales descuentos que se conceden sobre el mismo; las condiciones de pago o de la contraprestación correspondiente que hayan pactado previamente las partes; quien fabrica o suministra el bien o quien presta el servicio; y, en general, en el que se hacen todas las anotaciones usuales y pertinentes para describir el negocio jurídico en virtud del cual dicho documento ha sido emitido.

Es posible que la factura se emita como consecuencia de la ejecución de un contrato escrito, previamente celebrado por las partes que intervienen en el negocio jurídico, pero no es poco usual que la factura misma contenga el convenio entre las partes o que se emita como consecuencia de un contrato verbal.

viernes, 29 de julio de 2011

Máquinas fiscales. Concepto y Tipos.

Una Máquina Fiscal es un dispositivo electrónico mecánico, que permite registrar y controlar la información que se imprime en una factura.

Hay dos tipos de Máquinas Fiscales:

Caja Registradora Fiscal e Impresora Fiscal.

Las Caja registradoras y las impresoras tienen tiempo en el mercado. El módulo o circuito fiscal que se les agrega, es lo que las diferencia ahora.

Las máquinas fiscales pueden ser revisadas en cualquier momento por la DGI, para comparar con las declaraciones de impuesto.


jueves, 28 de julio de 2011

Cajas Registradoras Fiscales

La caja Registradora Fiscal es un elemento mecánico electrónico autónomo.

Este permite la impresión de facturas fiscales, de manera independiente, sin requerir otros medios adicionales como computadoras, impresoras y software.

Este medio se utiliza cuando la empresa es pequeña y presta servicios, o maneja un inventario tan pequeño, que se puede llevar manualmente.

La caja registradora prácticamente sustituye a un talonario o libreta de facturas, ya que el resto de los procesos administrativos se llevarían manualmente. No se manejan sistemas administrativos ni contables, ya que implicaría doble transcripción, no doble facturación.

Por lo que normalmente este recurso se utiliza en pequeñas empresas, o micro empresas.

miércoles, 27 de julio de 2011

Impresora Fiscal

Una impresora fiscal, es una impresora normal a la que se le instala un circuito especialmente diseñado, que permite registrar las facturas y notas de crédito impresas por ella.

Una impresora matricial, Láser o de tickets, no es fiscal hasta que el fabricante del circuito lo instala en dicha impresora.

Ahora, una impresora no imprime sola. Necesita de un computador que disponga de un puerto de conexión (actualmente USB).

Ya tengo el computador. Que más necesito?

Un software administrativo que tenga el protocolo fiscal de la impresora seleccionada.

martes, 26 de julio de 2011

Que es el Protocolo Fiscal?

Cuando compramos una impresora común, bien sea láser, matricial, inyección de tinta, etc. nos entregan un cd con el controlador o driver de la misma.

Si no instalamos ese controlador, no podremos imprimir alli.

Las impresoras fiscales No utilizan controladores o driver. Entonces, como imprimir alli?

Nuestro software de facturación debe contener internamente la manera de conectarse y enviar comandos a la impresora fiscal. La impresora responde a los comandos, y envía respuestas al software de facturación.

Esta manera de comunicación se denomina PROTOCOLO FISCAL y es individual para cada marca de impresora fiscal.


lunes, 25 de julio de 2011

Que contiene la placa fiscal de la impresora?

La placa fiscal, posee una memoria de trabajo, donde temporalmente se almacena el contenido de la factura que envía el software de facturación.

Si no existe problema, en la recepción de la misma, pasa a la memoria de auditoría. Al finalizar el día el total de las ventas se almacena en la memoria fiscal, y la memoria de trabajo se resetea o limpia, quedando en blanco para el día siguiente.

La memoria fiscal almacena los montos totales de bases gravables, los exentos y los totales de cada impuesto facturado en el dia.



domingo, 24 de julio de 2011

La Impresora Fiscal necesita un software de facturación?


Si.

En una impresora fiscal, no se puede imprimir desde Excel, Word, ni de ningún software que no contenga el Protocolo Fiscal del Fabricante.

sábado, 23 de julio de 2011

Puedo compartir la Impresora Fiscal en la Red?

NO.

Dado el protocolo fiscal, solo se puede imprimir en la impresora conectada físicamente al computador.

No se puede compartir una impresora fiscal en una red para que se impriman facturas desde diferentes computadoras.


viernes, 22 de julio de 2011

Puedo Anular facturas emitidas por Impresoras Fiscales?

NO.
Un documento emitido por una impresora fiscal no puede ser anulado, debido a que este existe en la Memoria Fiscal de la misma.

Hay que emitir una NOTA DE CREDITO en la impresora, para que se reverse la factura, y se almacene el monto en negativo.

jueves, 21 de julio de 2011

Que es el Corte Z?

El corte Z es un procedimiento que efectúa la impresora fiscal, donde acumula el total de las ventas del día, base gravable, impuestos, exentos y la fecha, almacenadas en la memoria de trabajo, y lo graba en la Memoria Fiscal, de la impresora.

Esta memoria no se borra, y puede ser auditada por un funcionario de la DGI.

La memoria de trabajo se vuelve a inicializar en cero para el siguiente día.

El corte Z emite un reporte denominado REPORTE Z.

Este reporte lleva un correlativo y es el único respaldo en físico que se tiene de las ventas emitidas en la impresora fiscal. No puede faltar ninguno, y deben mantenerse a resguardo.

El contador debe auditar, si posee copias de facturas fiscales, contra el REPORTE Z. Ya que lo que tiene validez es lo que indique este reporte.

Por eso es importante no anular facturas fiscales mediante sellos húmedos ni leyendas a bolígrafo. Tiene que estar registrado en la memoria fiscal.

miércoles, 20 de julio de 2011

Puedo cambiar el formato de factura de la Impresora Fiscal?

Mediante el software de fiscalización de la impresora fiscal, el técnico autorizado, puede efectuar, algunos cambios mínimos en el formato de impresión.

Estos cambios por lo general, son agregar un logo o no, eliminar bordes o no, usar papel media carta o carta, pero agregar campos nuevos, o textos más extendidos, no se puede.

Esto puede variar de un fabricante a otro.

Estas limitaciones son de la impresora y no del software de facturación.

martes, 19 de julio de 2011

Cuantos Cortes Z puedo almacenar?

Eso puede variar de un fabricante a otro. El promedio es de 2000 cortes Z.

Un año tiene 365 días, entonces nuestra memoria durara 5.5 años. Asumiendo que trabajamos de lunes a domingo. Si no se trabajan sábados y domingos, durara unos 6 años.

Que hago cuando se agote?

LLama al servicio técnico autorizado por la DGI para que la cambie. El técnico autorizado deberá extraer la anterior, colocar la nueva, llenar el libro técnico y entregarle la memoria vieja, la cual debe tenerla a resguardo, para casos de revisiones por la DGI.

La memoria fiscal tiene un costo y el servicio técnico también.

lunes, 18 de julio de 2011

Documentos NO FISCALES.

En una impresora fiscal no puedes imprimir una carta o una hoja de excel, pero dependiendo del Software Administrativo que utilices, puedes imprimir algunos documentos, que la impresora titulará como "Documento No Fiscal".

Esto es para indicar que dicho documento No otorgará crédito fiscal al receptor del mismo.

Los documentos no fiscales NO SE ALMACENAN ni en la memoria de auditoría ni en la memoria fiscal.

Estos documentos pueden ser:
  • Reimpresión de facturas (copias)
  • Vales de caja (Salidas o Entradas de efectivo)
  • Recibos de Ingreso de dinero (pago de una cuenta por cobrar).
  • Corte X


domingo, 17 de julio de 2011

Corte X.- un documento NO Fiscal útil.

El corte X es un proceso que utilizan los sistemas administrativos para llevar un control de las entradas y salidas que tuvo un cajero durante su turno.

En este proceso se le solicita al cajero, que indique la cantidad de dinero que posee en su caja (cheques, vouchers de tarjetas de crédito, débito, y cualquier otra forma de pago que utilice la empresa) durante su turno.

Una vez indicado esto, el sistema emite un Documento No Fiscal, con el detalle de operaciones, ventas, desglose de efectivo, e indica si sobra o falta dinero en caja.

sábado, 16 de julio de 2011

Impresora Fiscal o Caja Registradora fiscal? Cual utilizo?


La caja registradora esta orientada al microempresario, que no lleva una administración formal, sus ventas son de contado, ni lleva control de inventarios.

Si tu negocio es pequeño, tienes un contador externo y NO te interesa llevar una gestión administración formal automatizada, no vendes a crédito, no te interesa llevar cuentas por cobrar, no quieres llevar un control de tus cuentas bancarias de forma automatizada, ni registras compras que afecten inventario, no deseas llevar control de tu inventario ni manejas importaciones, no le vendes al gobierno,  entonces busca una Caja Registradora Fiscal, y busca la más económica. De esa manera cumples con la ley y ahorras dinero.

Pero si deseas llevar un control de Tu empresa, saber inmediatamente cuanto vendes, cuanto te ganas, cuanto te deben y debes, cuanto tienes en el banco, sin esperar a que el contador te envíe la información, entonces requieres un sistema de gestión administrativo y por supuesto una impresora fiscal.

Una impresora fiscal necesita de un software de gestión administrativa.

Las soluciones a2 Softway manejan inventario, facturación, Cuentas por cobrar, cuentas por pagar y bancos. Adicionalmente, se conectan y consolidan con la contabilidad a2.

Entonces una empresa, que le interesa controlar sus inventarios, facture contado y crédito, maneje las cuentas por cobrar y pagar y concilie sus bancos, que restrinja a sus usuarios a trabajar en su respectiva área, necesitara un software que se adecue a sus procesos administrativos de manera flexible, sencilla y amigable.

a2 Softway logra esto con el plus de estar homologado con todas las impresoras fiscales del mercado panameño.

viernes, 15 de julio de 2011

Puedo yo hacer el servicio de limpieza a la impresora fiscal?

NO.
Solo un técnico autorizado puede hacerlo. La ley establece que cuando adquiere una impresora fiscal, debe implementarse con el vendedor un contrato anual para el mantenimiento de la misma.

También establece la ley, que en caso de falla, el servicio técnico niene un plazo máximo de 15 días para solventar la situación.

jueves, 14 de julio de 2011

Cuantas impresoras fiscales puede tener una empresa?

No tienes límite. Básicamente la respuesta es tu bolsillo. Has de tener en cuenta, que tu software administrativo debe manejar diferentes correlativos de factura y notas de crédito, ya que cada impresora fiscal lo va a hacer.

miércoles, 13 de julio de 2011

Puedo llevar varias empresas y varias impresoras fiscales en la misma computadora?

La comunicación de la impresora fiscal con la computadora es vía puerto serial. La impresora trae un convertidor que permite conectarla a un puerto USB. Por lo general se manejan 4 puertos seriales en la computadora.

Necesitas entonces 4 licencias de software administrativo, indicar a este el serial de laimpresora, su correlativo y a que puerto esta conectada.

Si cada software esta en carpetas diferentes no hay problema. Físicamente se puede hacer.

Hay que tener cuidado de no cambiar las conexiones de la impresora una vez efectuadas, ya que entonces estaríamos imprimiendo posiblemente la empresa A en la impresora de la empresa B, y allí comienzan los problemas.

Y cambiar las conexiones es algo tan sencillo como desconectar una impresora para conectar un Pendrive.

martes, 12 de julio de 2011

Que datos fiscales de la impresora se pueden cambiar?

A la impresora cuando se fiscaliza se introducen los siguientes datos:

  • Razón social de la empresa
  • Número de Ruc y d´gito verificador
  • Dirección de la empresa.
  • Pies de página ("Gracias por su compra", "Vueva pronto", etc)
  • Formas de pago.

El único valor que es inalterable es el RUC.

Los demás pueden ser cambiados por el Técnico Autorizado.

Es decir, si se muda de localidad, puede cambiar la dirección en la impresora, o si cambia de razón social.

Lo que nunca podrá cambiar es el RUC.

lunes, 11 de julio de 2011

Facturas muy detalladas, que hago en ese caso?

Hay casos donde la factura debe llevar especificaciones de servicios prestados, descripciones detalladas de equipos, pero los formatos de las impresoras fiscales limitan la cantidad de caracteres que se pueden imprimir por item.

Además de que otras veces hay que colocar otros datos tales como, peso, volúmen, orden de compra, seguros, fletes, etc., lo que se imposibilita hacer en una impresora fiscal.

Según funcionarios de la DGI, se puede hacer un documento anexo, donde se especifican los datos necesarios para la operación.

Lo importante es que no debe llevar la palabra FACTURA.

domingo, 10 de julio de 2011

Cuales son las Equipos Fiscales homologados por la DGI.?

En el portal de la DGI aparece la lista de FABRICANTES de equipos fiscales que ya estan homologados.

Cada fabricante tiene una cadena de distribución.

En el siguiente enlace o link, podrá consultar dicha lista.

http://www.dgi.gob.pa/avisos/EF_homologados/Equipos_Fiscales_Homologados.pdf

viernes, 8 de julio de 2011

El gobierno financiará los equipos fiscales?

El gobierno le reconocera hasta B/700,oo o el 50% del valor de cada equipo fiscal, lo que sea más bajo, siempre y cuando adquiera el equipo antes del 1ro de octubre de 2011.

miércoles, 6 de julio de 2011

Si tengo un software propio y mi departamento de computo, ¿que debo hacer?

Si su empresa posee un departamento de computo, con un grupo de programadores que desarrollaron el software del cual la empresa es propietaria;¿ que debe hacer para cumplir con la Ley en Panamá?.

El equipo de programación debe contactar a un fabricante de impresora fiscal, de su selección y solicitar las instrucciones para la implementación del protocolo fiscal de la misma.

Hay que incluir este código fuente adaptado al lenguaje de programación del sistema de la empresa, efectuar las pruebas con el fabricante hasta que este certifique, que el sistema de facturación cumple con el protocolo fiscal de la impresora.

Una vez hecho esto se dirige a la Dirección General de Ingresos (DGI), a solicitar la autorización del uso del software.

Cumplidos los requisitos, puede comenzar la facturación.

Cuanto tiempo puede tardar? depende de sus programadores, y el tiempo que tarde la DGI en emitir la autorización correspondiente. Entre 15 días y 3 meses.

martes, 5 de julio de 2011

Devoluciones

La devolución de mercancía puede ser total o parcial. El asunto es que hay que indicar la factura a la cual vamos a aplicar la nota de crédito.

Ahora, la impresora posee una memoria fiscal donde se graban las ventas emitidas. En teoría, debería emitirse la nota de crédito, en la impresora fiscal donde se emitió la factura.

Esto es el deber ser, y lo que piden los contadores. Pero la realidad operativa puede ser otra.

Por ejemplo, hay empresas que emiten una factura en la sucursal A, pero el cliente devuelve la mercancía en la sucursal B.

Esto es un asunto que deben resolver a nivel contable.

lunes, 4 de julio de 2011

Que tipo de impresora fiscal puedo seleccionar para mi empresa?

Las impresoras fiscales que se ofertan en Panamá son:

Térmicas, Matriciales y Láser.

Cual seleccionar para mi negocio?

Las impresoras térmicas, no dejan copia de la factura, permiten facturas largas sin necesidad de saltos de página, ya que utilizan rollos, no utilizan cintas, son de bajo mantenimiento.
Son ideales para altos volúmenes de facturación, como por ejemplo supermercados, abastos, tiendas de conveniencia, restaurantes.

Hay algunos modelos de impresoras, que permiten colocar el logo de la empresa en el encabezado del ticket.

La impresora láser permite una impresión de alta calidad. Evidentemente hay costos mayores, a nivel de toner.
La impresora sólo imprime una factura original. Si necesita copias, hay que mandar a reimprimir tantas veces como copias requiera.

Estas copias se imprimen con una leyenda que dice DOCUMENTO NO FISCAL.

Las impresoras matriciales, son un poco más lentas que las anteriores, usan cinta, que es un consumible más económico que el toner de una láser. Por supuesto la calidad de impresión es inferior a una láser y una térmica, pero como ventaja pueden utilizar formas continuas que manejen una original y varias copias en papel carbón o químico.

Esta es ideal para empresas que emitan muchas transacciones a crédito.